山东青岛中院探索建立电子邮件送达制度调查

2014-03-27 09:01:33　http://www.chinapeace.org.cn/　来源：人民法院报　

　　用现代信息技术提高诉讼效率

　　——山东省青岛中院探索建立电子邮件送达制度调查

　　青岛中院法官用电子邮件送达法律文书。王洪坚 摄

　　新修订的民事诉讼法第八十七条，明确将传真、电子邮件作为法定的送达方式。山东省青岛市中级人民法院经过充分调研后认为，实施电子邮件送达制度符合民事诉讼便捷高效的价值取向，具有必要性和可行性。自2012年9月开始，青岛中院就在适用条件较好的商事审判庭探索建立电子邮件送达制度，根据诉讼规律和现实需要缜密设计流程，在实践中不断修正和完善，一年多来，取得了良好的法律效果和社会效果。记者对这一探索历程进行了调查。

　　探索 抓住契机积极创新

　　新民事诉讼法第八十七条规定，可以采用传真、电子邮件送达诉讼文书。青岛中院决定建立电子邮件送达制度。民二庭组织人员开展广泛调研，仔细分析电子邮件送达可能面临的问题，认真研究制订行之有效措施和技术方案，在信息技术部门的密切配合下，2013年1月构建电子邮件送达系统，经过两个月试运行，于2013年3月正式实施。

　　青岛中院采用了以下对策：一是为了增强文书的规范性和严肃性，通过电子邮件发送的文书加盖法院电子公章。二是将文书转化为稳定性强的pdf格式，提高抗修改属性。三是在pdf格式文书中嵌入二维码，设置文书的防伪信息，经机器识别，二维码显示的内容应当同文书内容相同，如果不同，传票就是伪造的。四是通过电子邮件送达系统发送短信通知，提示当事人及时查收邮件。青岛中院在官方网站设置了邮件查询和回执保存功能，当事人查收邮件后，点击邮件正文中的回执链接，官方网站邮件查询系统将收到回执信息，供法官查询并打印回执入卷保存。如果未显示回执，法官可以通过电话再次提示查收。青岛中院的这一系列技术创新，都走在了全国法院前列。

　　效果 高效便捷节约资源

　　2014年3月19日，正在北京出差的青岛某律师事务所赵律师收到一条手机短信，内容为：“李某某：2014青民某商终字第191号案件已经确定开庭时间，法院将传票通过电子邮件方式发送至你的邮箱。请及时查收并点击链接发送回执。如有疑问，请及时拨打电话沟通。承办法官：王晋；联络电话：83098721。“赵律师登录电子邮箱，发现的确收到一封邮件，附件包括自己所代理案件的4份法律文书：传票、举证通知书、合议庭组成人员通知书和出庭通知书。用手机扫描文书左上角的二维码，屏幕显示该案的案号、案由和办案法官，与自己代理案件的信息完全一致。

　　电子邮件送达还取得了三项成效。

　　一是提高效率。电子邮件送达制度实施以来，仅青岛中院民二庭就向380起案件的812名当事人送达936次，发送各类文书981份，其中一审案件99件，二审案件281件，传票818份，外地当事人104名，无一起案件因为传票送达有误导致延期开庭或者当事人提出异议的。通过电子邮件方式送达，准备开庭的时间比通过其他方式平均减少了7天，大大缩短了案件审判周期。

　　二是节约成本。传统的特快专递方式邮寄送达每次成本30元，从快递寄出到收到回执至少要一周时间，而电子邮件送达只需初期投入软件开发和基础设备费用2万元左右，以后送达时基本不需要成本，电子邮件送达基本上当天就可以收到电子回执。通过电子邮件方式送达，送达的是电子文档，出现错误时很容易纠正，而且实现了无纸化，符合低碳环保的要求。

　　三是提升司法公信力。电子邮件送达克服了时间和空间对送达的限制，通过互联网即可实现“送”和“收”的对接。避免了当事人或律师等待法院直接送达、邮寄送达的被动或前往法院领取传票的奔波，特别是方便了外地当事人和经常外出的本地当事人及时参与诉讼。在2013年9月青岛中院向全市律师发出的司法公信力问卷调查中，青岛律师界对青岛中院商事审判采取电子邮件送达方式的满意率达到100%。

　　推广 建章立制大力倡导

　　为用好这一新的送达方式，青岛中院从一开始就注意建章立制，保证这一制度规范化运行。制定了《关于采用电子邮件送达诉讼文书的暂行规定》，确立了电子邮件送达的适用范围、制作了详细规范的操作流程、指出了各种需要注意的事项，确定了自愿原则、效率原则、安全原则，并配套建立了登记备案制度。

　　为推广这一新的送达方式，青岛中院根据新民事诉讼法的规定，制作了《电子送达告知书》和新版的《当事人送达地址确认书》，在立案时向当事人发放。《电子送达告知书》告知当事人法院的电子邮箱和传真号码，倡导当事人采用电子邮件送达方式。在新版的《当事人送达地址确认书》中增加了以下内容：“如同意通过传真、电子邮件等能够确认收悉的方式向法院递交诉讼材料和法院向其送达，当事人应当登记传真号码和电子邮箱地址。该信息的法律效力等同于邮寄地址。民二庭传真号码：0532-83098680；电子邮箱地址：qdzymin2@163.com。”在庭审中，向当事人释明电子送达的效力和注意事项，建议当事人采用。同时，青岛中院制定下发了《关于在商事案件开展电子送达法律文书试点工作的通知》，请基层法院在征得上诉案件当事人同意后，引导他们填写新版《当事人送达地址确认书》中关于电子邮件的相关信息；基层法院向青岛中院移送案卷材料时，要包含各方当事人填写的新版确认书。

　　延伸 电子质证电子调解

　　在前期应用电子邮件进行送达的基础上，青岛中院开始进一步拓展电子邮件在诉讼中的作用。一是通过电子邮件开展调解。对一些比较复杂的案件，调解意见需要当事人反复核实、协商，很难一次调解成功的，如果多次调解，当事人特别是外地当事人要多次奔波，费时费力成本高。为减轻当事人诉累，提高司法效率，青岛中院在征得当事人同意的情况下，通过电子邮件方式进行调解，在法院主持下，当事人将调解意见发送至法院电子邮箱，法院再将双方的意见通过电子邮件发送给对方，经过几轮协商，双方达成调解协议。电子邮箱调解还可以减轻当事人的调解压力，同时避免面对面过程中可能发生的对抗。截至目前，青岛中院已经通过电子邮件方式成功调解10起案件，其中一审3起。二是通过电子邮件开展庭前证据交换。中级法院受理的一审案件普遍存在证据繁多、形式复杂等现象。当庭交换证据时，当事人对许多证据无法确认真实性需要庭后落实，或者因为头绪多无法发表全面的质证意见，影响了诉讼的质量和效率。通过电子邮件，青岛中院组织当事人将证据转化为电子版发送至法院邮箱、再由法院转发给对方，这样能够避免证据突袭和当事人因证据复杂产生的诉讼压力，当事人可以充分核对证据信息，开庭时发表全面细致的质证意见。三是开发双向传递功能，即律师或者当事人也可以通过电子邮件向法院递交答辩意见、代理词等法律文书。据统计，截至目前，仅青岛中院民二庭就收到律师代理词52份、当事人答辩意见31份，免去当事人奔波之苦和邮寄的费用，得到当事人和律师的一致好评。

　　“也会有当事人担心，电子邮件的方式是否安全、可靠。”对此该院副院长牟乃桂解释道，“电子邮件只是为双方提供了表达各自意见的平台，让他们各抒己见，之后再通过法院指定的邮箱将一方意见转达给另一方。达成调解协议后，法院会再发出一封确认邮件征求各方同意。这种方式大大减少了当事人的诉讼成本，同时也为法官腾出更多的时间审理案件。”

　　展望 问题存在前景光明

　　青岛中院在电子邮件送达实践中主要遇到了四个问题：一是当事人填写的电子送达地址有误，邮件无法发送；二是可能因为网络的不稳定性，导致当事人没有收到邮件；三是通过移动存储设备在内外网间拷贝发送邮件存在繁琐不便、网络安全和信息保密等问题；四是少数当事人对电子送达的效力和真实性心存疑虑，仍倾向于看得见、摸得着的传统送达。

　　对此，青岛中院采取了行之有效的措施。

　　一是同当事人加强信息沟通。在电子邮件送达后，法院通过发送手机短信通知当事人查收邮件。如果系统显示当事人迟迟没有查收，法院可以拨打电话再次提醒，或询问原因及时采取补救措施。最后，如果电子邮件送达不成功，可以采取传统送达及时进行补救。

　　二是改进发送技术。青岛中院正在论证引进“摆渡式内外网邮件安全解决技术”。通过法院服务器的数据转换功能，在确保数据安全的同时，实现数据在内外网之间的自由转换，提高工作效率。技术成熟时，承办法官可以在同一台电脑上实现文书制作和发送的同机一体化操作。

　　下一步，青岛中院将在全市两级法院全面推广电子邮件送达制度，并通过严谨、高效的工作和加强宣传使更多的人认可、接受这一制度，不断提高诉讼效率，给当事人带来更多方便和快捷。（记者 王洪坚 通讯员 张亚梅 刘歆鑫）

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